Ansökan om användande av Japanska ambassadens namn som symboliskt stöd till projekt
10 november 2023
Organisationer kan söka symboliskt stöd från Japanska ambassaden i Sverige för Japan-relaterade projekt i enlighet med anvisningarna nedan. En godkänd ansökan ger möjligheten att nämna att ambassaden stödjer projektet, men det innebär inte någon form av ekonomiskt stöd eller andra åtaganden från ambassadens sida.
Börja med att noga läsa igenom instruktionerna nedan för att bekräfta att alla villkor är uppfyllda. Alla dokument som krävs för en fullständig ansökan postas till den angivna adressen. Hela ansökan, inklusive bilagorna, ska vara skriven på engelska eller japanska. Eventuella bilagor på andra språk måste kompletteras med en översättning till engelska eller japanska.
Ambassaden förbehåller sig rätten att avslå ansökan, beroende på projektets karaktär.
1. Tidsram för godkännande av ansökan
Ansökan ska vara ambassaden tillhanda senast en och en halv månad innan det symboliska stödet är ämnat att träda i kraft. Ansökningar som inte inkommer i tid eller saknar tillräcklig dokumentation kan komma att avslås.
2. Dokument som krävs
Sökande ska till ambassaden inkomma med dokumenten (1)-(5) nedan. (Om dokument motsvarande (1)-(5) inte finns tillgängliga måste sådana utarbetas.) Dokumenten (1) och (2) måste utarbetas i enlighet med tillhandahållna formulär.
Notera: Ytterligare dokument kan komma att erfordas om så bedöms nödvändigt.
(1) Ansökan till Japanska ambassaden om symboliskt stöd [Word]
Uppmärksamma följande:
- Fyll i ansökningsformuläret först efter att ha läst och accepterat dess fjärde punkt, Matters to be observed (inga avvikelser från dessa villkor kommer att accepteras).
- Name of representative ska ange namnet på den som företräder värdorganisationen för projektet (eller den ansökande organisationen) – inte namnet på den person som står som projektansvarig.
- Färdigställ den ifyllda blanketten genom att skriva under eller stämpla den med organisationens officiella underskrift eller stämpel.
(2) Projektöversikt [Word]
Uppmärksamma följande:
- Fyll i alla efterfrågade punkter.
- Rörande punkt 8, Date on which you wish to begin using nominal support, i formuläret: Fyll i det datum då det symboliska stödet ska börja nyttjas (detta nyttjande inbegriper även PR inför projektet på webben och i tryckt material såsom broschyrer). Inga vaga formuleringar i stil med "från det datum då symboliskt stöd har beviljats" accepteras.
- Det nummer som omnämns som previous nominal support number under punkt 10 (Nominal support application history regarding this project) syftar på ett nummer som återfinns ovanför datumet i ett eventuellt tidigare besked om symboliskt stöd från Japanska ambassaden. Detta nummer är inte relevant om ansökan kommer från diplomatkåren i Japan eller från internationella organisationer.
(3) Inkomst- och utgiftsbudget för projektet [Excel]
Uppmärksamma följande:
- Valfri utformning, men följ exemplet (i en separat flik i Excel-formuläret) om det finns frågetecken kring hur formuläret ska fyllas i.
- I de fall projektet får ekonomiskt stöd från flera olika håll ska respektive sponsor eller bidragsgivare redovisas var för sig med namn och en uppdelning i bidragsposter, antingen direkt i formuläret eller i ett separat dokument.
(4) Dokument som översiktligt beskriver projektet
| (i) | Dokument som förklarar projektets huvuddrag, det vill säga projektbeskrivning, lista över utställningsföremål (vid utställningar och liknande), information om verket (vid filmvisningar, teaterföreställningar och liknande), program och ansökningsinstruktioner (vid utställningar av allmänhetens verk eller vid tävlingar). Minst ett av dessa dokument krävs vid ansökan, oavsett typ av projekt. |
| (ii) | I det fall livsmedel kommer att tillhandahållas i anslutning till projektet krävs ett dokument som visar att gällande förordningar och föreskrifter för hantering av livsmedel följs. Vid sportrelaterade evenemang krävs ett dokument som visar att relevanta olycksförebyggande, medicinska och kompenserande (såsom försäkring) åtgärder har vidtagits. |
(5) Dokument som beskriver värdorganisationen, den ansökande organisationen och/eller motsvarande
| (i) | Lista över styrelsemedlemmarna. |
| (ii) | Bolagsordning, stadgar eller likvärdigt dokument. |
| (iii) | Organisationens bakgrund, affärsresultat, aktiviteter med mera. |
| (iv) | Om den ansökande organisationen och värdorganisationen inte är densamma: Ett dokument som styrker kopplingen mellan organisationerna (ett skrivet kontrakt eller dylikt). |
Dokument (ii) och (iii) ovan är inte obligatoriska för följande projekt och organisationer:
| (a) | Projekt till vilka Japanska ambassaden redan tidigare har beviljat symboliskt stöd under de senaste två åren; dock förutsatt att relevanta dokument bifogas i de fall någon detalj kring projektet har ändrats sedan föregående ansökan. |
| (b) | Statliga myndigheter, diplomatkåren i Japan, konsulat, internationella organisationer, lokala myndigheter samt administrativa organ under MOFA:s (Japanska utrikesdepartementets) jurisdiktion. Notera: Även listan med styrelsemedlemmarna, (i) ovan, kan utelämnas av dessa organisationer. |
3. Fall då symboliskt stöd ej kommer att beviljas
- Projekt som bedöms som störande av ordning eller moral.
- Projekt som drivs i vinstsyfte, och projekt som inte drivs i allmänhetens intresse.
- Projekt som drivs av politiska eller religiösa organisationer eller någon motsvarande organisation.
- Projekt med starkt politisk eller religiös prägel.
- Projekt som kan komma att främja en enskild organisations intressen.
- Projekt som drivs av organisationer med tvivelaktig projektledningsförmåga.
- Projekt som inte förväntas underlätta främjandet av vare sig Japan, ett annat land, internationella vänskapsband eller japansk diplomati.
- Om den ansökande organisationen eller värdorganisationen under de senaste fem åren inte har följt sådana överenskommelser som har gjorts med Japanska ambassaden i Sverige.
- Om ansökan görs av organisationer eller för projekt vilka under de senaste fem åren har ertappats med olovligt användande av det symboliska stödet eller förfalskade ansökningsuppgifter.
- Alla andra typer av projekt vilka anses diplomatiskt opassande.
4. Resultat
Efter att ansökan har behandlats delges den sökande ett resultat. Det är endast efter att ha erhållit ett positivt resultat, där Japanska ambassaden har givit sin skriftliga tillåtelse, som den sökande har rätt att använda uttryck av typen "med stöd av Japanska ambassaden" i broschyrer, på webbplatser och så vidare.
5. Rapport om projektets fullbordan
Inom tre månader efter projektets avslutande ska en rapport lämnas in tillsammans med bilagor enligt nedan. Lämnas ingen rapport in kan den aktuella organisationen nekas symboliskt stöd för framtida projekt.
Notera: I det fall att omständigheter gör att rapporten inte kan färdigställas i tid ska en provisorisk rapport som förklarar anledningen till detta lämnas in så länge. Så snart möjlighet finns ska den riktiga rapporten lämnas in.
- Projektrapport [Word]. Detta formulär ska användas.
- Redogörelse för projektets räkenskaper (valfritt format).
- Dokument med mera som beskriver projektets genomförande.
- Broschyrer och affischer med mera där Japanska ambassadens symboliska stöd omnämns (om stödet nämns på webben ska utskrifter av relevanta webbsidor finnas med).
6. Kontaktinformation
Ansökan och rapporten skickas till:
Japanska ambassaden
Kultur- och informationsavdelningen
Gärdesgatan 10
115 27 Stockholm
Frågor riktas till Kultur- och informationsavdelningen på telefon 08-579 353 00 (måndag-fredag 09:30-12:30).